PMP2

Best TIPS for the PMP Exam

The PMP® exam has a lot of situational questions, i.e. we should answer many questions about the real behavior in project management so we need to figure out and try to identify «What is the best thing you could do«, «What is following action to do…» or «You therefore…» .

We must therefore assume that certain «conditions» are being fulfilled in such situations, for example: We assume that we are integrated in a large project in different locations and with a multi-cultural international team. Our projects are always of high-cost, long-term and many resources.

Sometimes, especially when we have spent so much time in the PMP exam – 4hours- and we are tired or there are big questions, it may be a good option/approach to read first the possible answers and then read the question. In this manner we got a better approach into the question and it is easier eliminating the superfluous in the same time of the reading of the paragraph.

tips examen PMP

Let us look at this example:

You are in the early stages of a project to assemble a new optical telescope with a segmented mirror of more than 10 meters of diameter. You need a number of engineers including ones with specialties in mechanical, environmental, and systems engineering. In the early stages of this project, your resource pool includes a large number of both junior and senior engineers in the various specialty areas. However, as the project progresses—
a. Fewer systems engineers will be needed
b. The resource pool can be limited to those people who are knowledgeable about the project
c. To complete the project on time, you will continue to require access to a large number of engineers in their specialty areas
d. You will only need junior level engineers as the senior level people can be used early in the project to mentor and train them

First we are going to read the last paragraph of the question: «However, as the project progresses…», and then we read the four possible answers. The answers a. and d. are easily disposable in the first review because are focused on a «how-to» very specific. You should remember that the PMBOK® is a general guide for the project management profession
PMBOK® is a framework of good practice in project management but it is not a project management methodology.
We can understand that PMBOK® says «what» but not «how specific»: when an answer of the PMP® exam lead to think that «always «or «never » something should be done in a certain way we have to suspect that this is not the valid option. Responses that include «probably» or «frequently» will be better options.

The correct choice may be selected among the answers b. and c.

Now as we read the question from the beginning really should be easier for us identifying that the relevance of the question is indeed to know how to manage a pool of resources in a large-scale project in the most optimal way. In this case the best answer is b: The resource pool can be limited to those people who are knowledgeable about the project.
Resource calendars are an input to the estimate activity resource process and to the estimate activity durations process. They are used to estimate resource use. Early in a project, the resource pool might include people at different levels of expertise in large numbers, but as the project progresses, the resource pool then can be limited to those people who are knowledgeable about the project because of their work on it. [Planning]

Pieza Certificado PMP

Buenas prácticas en el examen PMP®

El examen de PMP® tiene muchas preguntas situacionales, es decir, plantea muchas cuestiones posibles sobre la gestión de un proyecto que hay que discurrir y tratar de identificar «Qué es lo mejor que podrías hacer», «Qué es lo siguiente que harías», …  y por tanto, debemos asumir que ciertas “cosas” se cumplen en dichas situaciones, por ejemplo: Hay que asumir que estamos integrados en un gran proyecto en diferentes localizaciones y con un equipo multi-cultural e internacional. Nuestros proyectos son siempre de mucho coste, mucho plazo y muchos recursos.

En algunos casos, especialmente cuando llevamos bastante tiempo transcurrido de las 4 horas de duración del examen PMP® y estamos cansados, o las preguntas son muy largas, puede ser buena opción leer primero las respuestas y luego leer la pregunta. Con esto conseguimos centrar mejor la cuestión y eliminar lo superfluo en el momento de la lectura del párrafo.

tips examen PMP

Veamos este ejemplo:

Eres director de un proyecto para la construcción de un nuevo telescopio óptico de espejo primario segmentado de mas de 10 metros de diámetro y estas en la fase inicial del proyecto. Necesitas un número estimado de ingenieros de diversas especialidades incluyendo ingenieros mecánicos, ingenieros de sistemas y técnicos de montaje. En las etapas iniciales del proyecto, el fondo de recursos incluye un gran número tanto de ingenieros senior como junior para las diferentes especialidades. Sin embargo conforme el proyecto vaya progresando:

a. Se necesitaran menos ingenieros de sistemas.
b. El fondo de recursos puede estar limitado por aquellas personas que conocen el proyecto.
c. Para completar el proyecto en tiempo, continuarás requiriendo acceso a un gran número de ingenieros de sus áreas de especialización.
d. Sólo necesitaras ingenieros de nivel junior ya que la gente de nivel senior puede ser usada inicialmente en el proyecto para dirigirlos y entrenarlos.

Leemos el último párrafo de la pregunta: «Sin embargo conforme el proyecto vaya progresando». De las posibles repuestas, la a. y la d. son fácilmente descartables en la primera evaluación. Son repuestas muy centradas en un «cómo» muy especifico, alejado del objetivo de una guía como el PMBOK® Guide generalista de buenas prácticas.

La Guía del PMBOK® es un marco de buenas prácticas de gestión de proyectos, no es una metodología. Es decir, la Guía del PMBOK®  dice el qué, pero no el cómo específico: cuando una respuesta del examen lleve a pensar que “siempre “o “nunca “ habría que hacer algo de una determinada manera, tenemos que sospechar que esa no es la opción válida. Respuestas que incluyan “probablemente” o “con frecuencia”, serán mejores opciones.

Las dudas pueden estar centradas en las respuestas b. y c.

Conforme leemos la pregunta desde el comienzo, realmente nos debería ser más sencillo interpretar e identificar que lo relevante de la cuestión es efectivamente saber cómo gestionar un pool de recursos en un proyecto de envergadura de la forma más optima, y en este caso la respuesta más correcta es la b.: podría ser que al comienzo del proyecto se incluyan muchos perfiles de diferentes niveles de experiencia, pero conforme un proyecto va progresando, el fondo de recursos puede estar limitado por aquellas personas que conocen el proyecto (lo conocen ya que trabajan en el proyecto).

evm1

Aplicación Gestión del Valor Ganado

La Gestión del Valor Ganado (EVM ®) es una de las técnicas más difundidas para el seguimiento y control de proyectos que debemos conocer y tener la posibilidad de aplicar. También es una de las áreas temáticas más importantes del examen de certificación PMP®.

En cualquier proyecto de la clase que sea, las tres variables de alcance, tiempo y costo están siendo constantemente cuestionadas e influenciadas por factores tanto internos como externos al proyecto. Surgen frecuentes cambios en los requisitos y por lo tanto en el alcance, en la calidad, en el plan de ejecución y en los costos que integran el presupuesto.

Con EVM ®, a fecha de estado durante el seguimiento de un proyecto podremos responder a tres preguntas clave:

gestión del valor ganado

El objetivo con la Gestión del Valor Ganado, es evaluar y cuantificar en el nivel de gestión deseable (cuenta de control) los siguientes valores e indicadores clave de desempeño que permiten conocer tanto el estado actual del proyecto, como también pronosticar el posible estado final de nuestro proyecto:

tablaEVM4

Tabla1EVM

Vamos a describir un ejemplo sencillo:

Nos encargan el siguiente proyecto: vallar una finca de forma cuadrada, con 4.000m de perímetro, es decir, 1.000m cada lado:

valla

La planificación que realizamos como directores de este proyecto es la siguiente: completaremos el vallado en 4 días con un presupuesto de 4.000€, según lo siguiente:

Día 1                                   Día 2                                  Día 3                                   Día 4

1.000m/1.000€                 1.000m/1.000€            1.000m/1.000€                  1.000m/1.000€

1.000m/1.000€                 750m/1.200€                    750m/1.000€

100%                                    75%                                         75%

El día 1 marcha según lo planificado, es decir, vallamos 1.000m y nos hemos gastado 1.000€; el día 2 marcha encontramos unas piedras que no habíamos previsto y solo avanzamos el 75% de lo planeado y, además, a un coste de 1.200€, ya que hemos tenido que traer maquinaria para quitar las piedras, y el día 3 volvemos a encontrar piedras, por lo que de nuevo sólo avanzamos el 75% según lo planeado a un coste de 1.000€, ya que la maquinaria ya estaba allí del día anterior. Por lo tanto, al final del tercer día, el avance es el marcado en rojo en la tabla de arriba.

El cliente nos pregunta que, ante estos sucesos imprevistos, ¿cuánto será la estimación del presupuesto a la finalización de las obras el 4º día?

Tenemos los siguientes datos al final del día 3:

  • Valor Planificado/Planned Value = 3.000€ (1000+1000+1000)
  • Coste Real/Actual Cost = 3.200€ (1.000+1.200+1.000)
  • Valor Ganado/Earned Value = 2.500€ (1.000+750+750)

Y según esos datos, las variaciones son las siguientes:

  • SV (Variación del cronograma/Schedule Variance) = EV-PV = 2.500-3.000 = -500€
  • CV (Variación del coste/Cost Variance) = EV-AC = 2.500-3.200 = -700€

Además, podemos conocer los índices del rendimiento tanto del cronograma como del coste:

  • SPI (Índice del Rendimiento del Cronograma/Schedule Performance Index)
    • SPI = EV/PV = 2.500/3.000 = 0,83. Estamos progresando al 83% del ritmo originalmente planificado.
  • CPI (Índice del Rendimiento del Coste/Cost Performance Index)
    • CPI = EV/AC = 2.500/3.200 = 0,78. Estamos obteniendo un valor de 0,78€ por cada 1€ que estamos gastando en el proyecto.

Con los datos anteriores, el cliente nos pregunta cuánto será el presupuesto final, para lo cual calculamos varios EAC basado en las hipótesis sobre el desempeño hasta la fecha (Estimación a la conclusión/Estimation at completion):

Que el 4º día no encontremos más piedras, es decir, que no existirá variabilidad ni del coste ni del plazo y volvamos al ritmo originalmente planificado:

EAC = AC+(BAC-EV) ; EAC = 3.200+(4.000-2.500); EAC = 4.700€

BAC = presupuesto a la finalización/budget at completion

Que el 4º día nos vamos a encontrar con los mismos problemas, es decir, que la variabilidad del coste y del plazo será la misma que hasta la fecha actual:

EAC = AC+[(BAC-EV)/(CPI*SPI)] ; EAC = 3.200+[(4.000-2.500)/(0,83*0,78)] = 4.738,46€

 

REP_color(cursoPMP)

Gestionproyectos.es ya es R.E.P del PMI®

Desde el 01 de Marzo de este año 2104, gestionproyectos.es se ha convertido en proveedor oficial R.E.P del Project Management Institute PMI® con el número de identificación ID 3997 para su programa de formación en la preparación de las certificaciones de Project Management Professional (PMP)® y Certified Associate in Project Management (CAPM)®.

REP_color(pequeño2)

Un R.E.P. es una organización aprobada por el PMI para otorgar Unidades de Desarrollo Profesional (PDUs) por sus cursos de formación.
Los cursos que ofrecen los Proveedores de Educación Registrados con PMI (R.E.P.s), están aprobados de antemano para que sus horas de formación cumplan con los requisitos de elegibilidad de la certificación, en este caso como PMP® y CAPM®, así como para otorgar PDUs con el objetivo de cumplir con los Requisitos Continuos de Certificación (CCR) para las certificaciones de PMI®.
El programa de R.E.P. se ha diseñado para mejorar el desarrollo profesional permanente de los miembros del PMI®, de aquellos que cuentan con certificaciones de PMI® y de otras personas en la profesión de la dirección de proyectos.
El programa ofrece una variada gama de organizaciones que están comprometidas con servir a las necesidades de desarrollo profesional de la industria. Estas organizaciones incluyen proveedores comerciales de formación, colegios y universidades, corporaciones, agencias municipales y del gobierno, y más de 250 capítulos y otras comunidades de PMI® en más de 70 países.
El programa R.E.P. se ha revisado y mejorado con el tiempo para asegurar que aquellos que han obtenido el estado de R.E.P. sean capaces de brindar una formación efectiva. Cada organización R.E.P debe pasar por una revisión que se realiza cada tres años.

caminocritico2

Ejercicio práctico del método del camino crítico o ruta crítica

Os mostramos en este vídeo un ejemplo práctico de aplicación del método de la ruta crítica de un proyecto en un ejercicio para un diagrama de red del cronograma:

logo_gestionproyectos

Nueva Convocatoria Curso Certificación PMP

¡INSCRÍBITE YA!